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Pourquoi automatiser vos tâches répétitives avec Zapier ?

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Pourquoi automatiser vos tâches répétitives avec Zapier ? 3

Aujourd’hui, nous vivons au cœur de la technologie et du numérique. C’est une excellente nouvelle pour tous les aspects de nos vies, et même sur celle d’une entreprise. Par exemple, le système d’automatisation des tâches ou encore task automation est devenu un incontournable pour bons nombres d’entreprise aujourd’hui. Il permet de traiter plus rapidement et plus efficacement les différentes données, et d’en faire un suivi bien à jour.

Qui est Zapier, et pour qui ?

Zapier.com est une plateforme en ligne qui permet justement d’automatiser certaines tâches au sein d’une entreprise. Il faut pour ce faire connecter les différentes applications qui vous sont utiles au quotidien pour accomplir lesdites tâches. Le site Zapier va jouer le rôle d’intermédiaire entre les applications. Il propose dans les 500 applications au choix en fonction de la mission qui lui sera destinée. Pour chaque application, Zapier a mis en place un couple constitué par les déclencheurs ou Zap et les actions. Dans certains cas, un seul déclencheur suffira pour mener plusieurs actions de différentes natures.

Dans la pratique, cela signifie qu’il ne sera plus nécessaire de configurer des logiciels personnalisés destinés à votre entreprise. Zapier prend tout en mains. Le site peut prendre en charge jusqu’à deux services en même temps. Il relie pour ce faire les différentes applications entre elles.

Comment utiliser Zapier ?

Zapier, avons-nous dit, fait office d’intermédiaire entre les applications. Il est le liant entre les différentes applications que vous êtes amené à utiliser dans votre quotidien. Pour que la liaison entre ces applications puisse se faire, il faudra disposer des APIs, reliées aux applications. Le plus souvent, on utilise Gmail, Dropbox ou encore des réseaux sociaux tout simplement.

Par exemple, des mails avec des pièces jointes rattachées arrivent sur votre Gmail. Ces pièces en question, par le biais des outils Zapier peuvent être directement envoyées pour sauvegarde à votre compte Dropbox de votre compte mail. Le téléchargement et transfert automatiques se font généralement pour des raisons de sécurisation des données. Les deux applications, dans ce cas-ci, seront appariées par le biais d’un Zap, qui déclenche les actions de téléchargement et de transfert.

Il faut noter que le nombre de Zaps ne connait aucune limite, raison pour laquelle, on parle d’un système d’automatisation des tâches.

Comment s’inscrire sur Zapier ?

Zapier propose 500 applications. Mais au-delà de cela, vous pouvez également relier plus de 1500 applications à Zapier pour automatiser vos tâches quotidiennes au sein de l’entreprise. On peut citer entre autres : Facebook, Pinterest, Twitter, Gmail, WordPress, Google Drive, Mentions, YouTube, Gotowebinar, Trello, Pocket, Google Agenda, Linkedin, Slack, Evernote, Hubspot, Magento, Onedrive, Mailchimp, Salesforce et Wufoo. Ce sont les applications les plus utilisées des entreprises d’aujourd’hui. Le premier pas pour utiliser Zapier sera de choisir les applications qui vous sont nécessaires, et éventuellement que vous souhaiter lier. Ensuite, il vous suffit de vous rendre sur le site pour vous créer votre compte Zappier.

Une période d’essai de 14 jours vous sera accordée gratuitement. Durant l’essai, vous disposerez du mode premium afin de comprendre et de profiter au mieux des propositions de Zappier, à travers les Zaps.

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La plateforme demandera votre statut au sein de l’entreprise : responsable du marketing ou encore responsable des opérations. Ce sont des données que Zappier demande pour mieux comprendre les besoins de ses clients. Ensuite, elle vous proposera de sélectionner 5 applications que votre entreprise utilise tous les jours. Et enfin, des Zaps vous seront avancés en fonction des applications que vous aurez choisies.

Pour être plus efficaces, nous vous conseillons d’utiliser un Zap multi-étapes. Ainsi à chaque nouveau fichier introduit dans l’un de vos comptes, une notification vous sera faite sur votre chaîne principale. Le but est également de faciliter les échanges avec vos collaborateurs. Ces derniers pourront également disposer des suivis des différents courriels échangés avec vous. Pour activer le système Zap multi-étapes, il vous faudra souscrire une offre premium Zapier.

Pour information, Zappier propose différents plans tarifaires. L’offre la plus basique vous permettra de disposer de 20 Zaps, qui peuvent être utilisés en moyenne pour 3000 actions par mois. En fonction du nombre de Zaps, le tarif augmente. L’offre premium est la plus complète.

Pourquoi et quand utiliser Zapier ?

Zapier propose bien entendu de nombreux avantages : techniques, administratifs et même logistiques et financiers. C’est un outil qui permettra à votre entreprise de gagner du temps, tout en restant efficace et organisée.

Le gain de temps

Zapier vous permettra d’accélérer le mouvement dans vos tâches au quotidien. Il est à noter que dans la pratique, ce sont ces tâches quotidiennes à répétition qui demandent le plus d’organisation dans la gestion d’une entreprise. Il n’y aura plus besoin de mettre en place toute une équipe pour les petites tâches du quotidien. L’automatisation sera à la fois pratique, rapide, efficace et économique.

En fonction de vos besoins, vous créez un Zap qui y correspond. On choisit une application pour ce faire, qui sera accompagnée par le déclencheur d’action ou le Zap. Vous avez le plus souvent plusieurs Zaps au choix que vous soumet Zapier.

La performance

Il faut savoir que les tâches à répétition ne sont pas ce qu’il y a de meilleur pour stimuler l’endurance et la performance de vos employés. Au contraire, la monotonie est source de fatigue et d’ennui. Elle nuit à l’inspiration et aux initiatives. Les employés tiennent pour acquises les techniques. Ce qui se solde le plus souvent par des erreurs techniques et du laisser-faire dans le travail à accomplir.

Vous évitez tous ces problèmes avec Zappier. Aucune incohérence ne peut être constatée, si les données sont traitées à l’aide d’une machine. En d’autres termes, utiliser Zappier ne pourra que booster les performances de votre entreprise et aboutir à de meilleurs résultats. Logiquement, un ordinateur se veut plus endurant que l’être humain, plus particulièrement dans les traitements de données répétitifs et chronophages.

Une plus grande notoriété pour votre entreprise

Si les tâches au quotidien sont bien réalisées, la visibilité de votre entreprise pourra doubler facilement. Quel que soit le système de courriel que vous utilisez ou le logiciel de collaboration avec lequel vous travaillez, Zappier vous garantit une efficacité certaine. Il vous préviendra par exemple à l’aide de notifications pour toutes les actions lancées par vos collaborateurs.

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