La gestion d’un point de vente est rendue automatique grâce à l’apparition des logiciels de caisse. Élément central d’une activité commerciale, l’outil est un levier de performance. À quoi sert-il réellement, quel est son intérêt, est-il soumis à une quelconque règlementation ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur ce programme informatique.
En quoi consiste un logiciel de caisse ?
Également connu sous les termes de logiciel de point de vente, le logiciel de caisse désigne un programme informatique assurant la gestion de l’ensemble des encaissements. Le matériel s’attache à un terminal de paiement en plus d’un tiroir-caisse. Il se charge de l’automatisation des tâches relevant de la caisse enregistreuse.
Il se scinde en 2 parties distinctes : le front-office et le back-office. Ces éléments correspondent à 2 gestions différentes, mais interdépendantes. Le front-office constitue la partie visible impliquant la gestion des activités de vente quotidiennes (encaissement, facturation, chèques, impression de tickets de caisse, contrôle des comptes clients…). Le back-office ressort la partie comptabilité (statistique, tableaux de bord…).
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de caisse ?
Chaque modèle compte un panel de fonctionnalités variables et connexes à l’activité de vente de l’utilisateur (restauration, vente de produits pharmaceutiques, soins cosmétiques…). En outre, les programmes informatiques s’accordent sur des fonctionnalités basiques telles :
- Les calculs ;
- L’élaboration de devis ;
- La facturation ;
- L’encaissement et la gestion des encaissements ;
- L’envoi des devis et des factures par courrier électronique.
Viennent ensuite les spécificités propres à chaque logiciel apportant une forte valeur ajoutée, comme : la gestion de la relation, la gestion des stocks, l’analyse des coûts, l’évaluation du chiffre d’affaires, la relation client…
Pourquoi utiliser un logiciel de caisse ?
Aucun commerçant n’est soumis à une obligation légale d’usage d’un logiciel de caisse. Cependant, son intervention semble de plus en plus indispensable au simple regard des stocks à traiter. L’instrument s’avère d’une grande aide dans le cadre du commerce électronique.
L’ergonomie constitue un avantage indéniable qui ne peut que séduire les vendeurs. Le programme informatique est à la portée de tous les utilisateurs, débutants ou experts. A ces avantages s’ajoutent :
- Le gain de temps inestimable ;
- La gestion optimisée ;
- L’amélioration de la partie comptable.
Comment choisir un bon logiciel de caisse ?
Un logiciel de caisse règlementaire répond à quelques paramètres, à savoir : la sécurisation et la conservation des données. D’autres critères entrent en vigueur dans le choix d’un programme informatique : l’adaptabilité à l’activité, les fonctionnalités, la conformité aux règlementations et la compatibilité aux terminaux (ordinateur, smartphone, tablette…).
Il doit être certifié par une attestation individuelle provenant de l’éditeur même. La certification a été rendue obligatoire à compter du 01 janvier 2018. Aussi, l’usage d’un instrument non labellisé est passible d’une amende à hauteur de 7 500 euros.
Une seconde pénalité financière peut être appliquée si aucune certification n’a été entamée au terme de 60 jours après le premier avertissement. Constituant un délit pénal, l’établissement d’une fausse attestation conduit à un emprisonnement de 3 ans accompagné de 45 000 euros d’amende, selon l’article 441-1 du Code pénal.
