COVID-19 a eu un impact marqué sur la géographie de nos vies professionnelles, et continue de le faire. En effet, au plus fort du verrouillage en 2020, au moins la moitié de la population active du Royaume-Uni travaillait à distance, et de nombreux bureaux hésitent à rouvrir complètement leurs portes maintenant que les mesures de distanciation sociale ont été abandonnées et que la vie est redevenue “normale”.
Avec la crise du coût de la vie de 2022 qui a nécessité une rationalisation des finances, d’autres entreprises ont adopté une approche plus nuancée, en réduisant leurs effectifs ou en déménageant dans un endroit moins central.
Si votre entreprise doit déménager dans un nouveau bureau, vous savez que ce n’est pas une tâche facile. Vous voulez que le déménagement soit rapide et efficace, mais aussi qu’il soit scrupuleusement réalisé : pas de documents confidentiels laissés sur place pour les yeux indiscrets, et pas de débris laissés derrière vous qui pourraient nuire à la réputation de votre entreprise, pour commencer.
Alors, comment faire en sorte que l’exercice se déroule aussi bien et aussi durablement que possible ? Bien entendu, chaque entreprise vise à minimiser les perturbations tout en maintenant la productivité pendant une telle période. Depuis la planification initiale jusqu’au dernier jour du déménagement dans vos nouveaux locaux, l’objectif principal est d’assurer une transition régulière pour votre entreprise.
En gardant cela à l’esprit, voici ce qu’il faut savoir sur la relocalisation de votre entreprise : nos 7 conseils idéaux pour un déménagement de bureau en douceur.
Planification précoce
Il n’y a pas d’essais ici. Pas de jeux de guerre pour trouver hypothétiquement des failles dans le processus de déménagement avant d’exécuter une transition sans heurts. Au contraire, pour tout déménagement de bureau, il est conseillé de s’y prendre à l’avance et de planifier méticuleusement pour garantir un déménagement sans accroc.
Profile interiors, qui fournit des aménagements de bureaux à Melbourne, recommande de faire cela au moins 3 à 6 mois avant la date réelle du déménagement, ce qui vous donne suffisamment de temps pour vous assurer que tout le processus se déroule comme prévu, et que toutes les entreprises de déménagement, les équipements et le stockage peuvent être organisés à l’avance.
Infrastructure
Il est essentiel de tenir compte de l’impact que le déménagement aura sur votre entreprise. Assurez-vous que l’infrastructure, telle que l’Internet et l’électricité, est mise en place à l’autre bout pour que vous puissiez reprendre vos activités dès votre arrivée dans votre nouveau bureau. Sinon, la production et la productivité de l’entreprise en prendront un coup, dont vous risquez de ne pas vous remettre dans le contexte actuel de marché erratique et imprévisible.
En parlant de productivité, vous voudrez vous assurer que votre nouvel espace de bureau dispose de beaucoup de lumière naturelle. Une étude de 2018 menée par le professeur Alan Hedge de l’Université Cornell et rapportée par PR Newswire a révélé que ”l’optimisation de la quantité de lumière naturelle dans un bureau améliore considérablement la santé et le bien-être des travailleurs, ce qui entraîne des gains de productivité”.
Une bonne communication avec vos employés
Vous devez informer vos employés et les impliquer dans les plans et le calendrier du déménagement, à la fois pour ne pas les désautonomiser, et pour qu’ils soient complètement préparés à la transition. Ils doivent également être informés de toutes les nouvelles dispositions et règles concernant le nouveau bâtiment et le changement d’adresse. Comme toujours en affaires, la communication est reine.
D’un point de vue plus personnel, peut-être qu’une journée dans les nouveaux locaux de votre bureau, pour examiner les commodités du quartier (et vérifier les options de déjeuner !) aidera à apaiser les craintes collectives de l’entreprise à propos du changement, ce qui est tout à fait naturel en ces temps incertains.
Assurez-vous que toutes les personnes concernées sont informées du nouveau site et du changement d’adresse. Vous éviterez ainsi de perdre des clients. et personnel, deux défis de taille en 2022.
Engagez une société de déménagement fiable
Avec une entreprise de déménagement qualifiée, une bonne partie du travail lourd – à la fois physique et métaphorique – sera prise en charge. Non seulement les entreprises de déménagement sont bien mieux équipées en matière de technique de déplacement des objets, d’un point de vue ergonomique, mais elles sont également expertes dans les éléments logistiques de l’opération.
Assurez-vous que toutes vos données sont en sécurité
La sauvegarde de toutes vos données et de tous vos documents, ainsi que la réalisation de copies physiques de tous vos fichiers, sont essentielles avant le déménagement physique de votre entreprise. En cas de perte d’éléments, le risque est double : d’une part, vous ne pourrez pas récupérer les informations vitales pour votre entreprise. Mais ce qui est peut-être plus important, c’est que les données et la confidentialité peuvent être violées, ce qui rend votre entreprise vulnérable à la fraude et aux violations des droits.
Sauvegardez et sauvegardez encore. Et ensuite, sauvegarder ces sauvegardes.
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Envisagez de réduire vos effectifs
Vous devriez choisir un espace de bureau qui peut accueillir confortablement les membres de votre personnel et vos clients ; que est une évidence. Cependant, avez-vous envisagé de réduire vos effectifs ? Avec le nouveau modèle de travail hybride qui devient la norme, dans lequel les personnes peuvent travailler à la fois à distance, chez elles, et dans des espaces de travail locaux, c’est tout simplement logique.
Comme le rapportait récemment Spaceworks, “une enquête menée par Open Access Government auprès des PME britanniques a révélé que 29 % d’entre elles prévoyaient de réduire la taille de leurs bureaux dès que leurs baux le permettraient. Cela équivaut à plus de 1,7 million de petites entreprises au Royaume-Uni”. La réduction des effectifs signifie que vous pouvez réduire considérablement les frais généraux, et chaque centime compte.
Autres considérations pressantes
Tout comme le déménagement d’une maison peut être mouvementé, le déménagement d’une entreprise peut aussi être épuisant. Lorsque vous déménagez, il est important de s’assurer que le processus n’affecte pas le moral des employés, la productivité ou la façon dont vous gérez votre entreprise.
Vous trouverez ci-dessous certains des éléments importants à prendre en compte lors d’un déménagement de bureaux :
- Fixez un budget réaliste. Vous voulez éviter toute dépense injustifiée, d’où la nécessité de fixer un budget qui couvrira les coûts susceptibles d’être encourus.
- Mobilier et décoration de bureau. L’intérieur d’un bureau joue un rôle très important en influençant le niveau de productivité des employés. Après la maison, le lieu de travail est l’endroit où la plupart d’entre nous passent leur temps. Comme beaucoup d’entre nous travaillent depuis leur domicile et se sont habitués à leur confort, envisagez de créer un environnement plus chaleureux dans votre bureau également. Imitez l’environnement chaleureux et confortable d’une maison, en créant un espace où les gens ont envie de venir. Pensez à de nombreux espaces de détente avec des canapés confortables, des tapis douillets, des coussins et un éclairage doux.
- Connectivité Internet et WIFI. De nos jours, rares sont les entreprises qui peuvent fonctionner sans accès à Internet. Il est donc nécessaire de s’assurer que votre espace de travail est bien connecté. avant avant de choisir un nouvel emplacement est primordial.
- L’informatique et le bon stockage des données. La perte de vos données au milieu d’un déménagement serait un cauchemar pour tout propriétaire d’entreprise, alors envisagez de faire appel à des experts. d’ingénieurs informatiques pour s’assurer que toutes vos données sont sauvegardées avant le déménagement.
Le résultat final
Le déménagement de bureaux est une affaire compliquée, souvent désordonnée, et bien sûr, ce n’est que le début. Mais si vous gardez à l’esprit ces simples directives et conseils, votre déménagement de bureau se fera en douceur. N’oubliez pas que l’objectif est de perturber le moins possible les activités quotidiennes de votre entreprise et de réduire au minimum les temps d’arrêt de votre production. Bonne chance et nous sommes impatients de recevoir une carte postale !
Consultez ensuite nos conseils simples sur la façon de réduire l’empreinte carbone de votre bureau et de gérer un bureau plus durable en 2022 ici.
