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Qu’est-ce que le stockage archive d’entreprise ?

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Qu’est-ce que le stockage archive d’entreprise ? 1

Optimisation du fonctionnement, amenuisement des dépenses, législation, intérêt historique rassemblent entre autres les raisons d’un stockage des archives d’entreprise. Seulement, qu’entend-on réellement par archivage ? Voici les points essentiels à connaître pour mieux cerner le concept.

En quoi consiste le stockage des archives d’entreprise ?

Le stockage des archives d’entreprise désigne des actions visant un objectif de gestion. L’archivage sous-entend un rangement, un tri, une conservation et une sécurisation des données présentées au format numérique ou au format papier. L’activité soulève le traitement, l’émission et la destruction des documents, le choix d’un bon support et la traçabilité des archives.

L’opération touche toutes les formes d’entreprises. Elle conduit à la mise en place d’un plan de classement des archives et d’une politique de conservation. Sont concernés par l’archivage les données relatives à l’organisation (gestion du personnel, comptabilité, fournisseurs, clients…), la mémoire historique, les renseignements concernant les contentieux et les informations adressées aux organismes sociaux et au fisc.

Le stockage des archives physiques

Le stockage des archives physiques implique des durées légales de conservation comprises entre :

  • 2 à 5 ans pour les documents commerciaux ;
  • 6 ans pour les documents relatifs au régime fiscal ;
  • 10 ans pour les documents comptables.

La conservation des documents papier amène l’entreprise à adopter des mesures de sécurité adaptées sur le lieu de stockage. L’emplacement doit rassembler toutes les conditions nécessaires, à savoir :

  • Une température oscillant les 18 °C ;
  • L’absence de rayonnage sur le plafond ;
  • Un éloignement de la lumière et de l’humidité ;
  • Un excellent système de ventilation ;
  • Une implantation hors des zones d’habitations ;
  • Une structure stable (charpentes en métal, façades en bardage, sol en béton…) ;
  • Des équipements de sécurité complets (portes coupe-feu, détecteurs de fumées, extincteurs, alarmes…).

Le stockage des archives numériques

L’année 2000 a été marquée par la reconnaissance de l’écrit électrique. Cette initiative a été favorable à la dématérialisation des démarches administratives. L’usage d’un support numérique amène l’entreprise à penser à des critères de choix essentiels, comme : la vitesse d’accès aux données, la capacité de stockage, la fréquence d’utilisation…

Le marché du numérique a ouvert la voie à une multitude de supports, à savoir : les CD, les DVD et Blu-ray, les clés USB, les disques durs, les disques réseau et les serveurs NAS.

Dans un souci de sécurité, les experts conseillent toujours l’usage d’au moins 2 supports de sauvegarde.

Pourquoi se livrer au stockage des archives d’entreprise ?

La loi française oblige toutes les entreprises ainsi que les pouvoirs publics à se livrer aux archivages de leurs données pendant une période minimale. Les données constituent de plus une source infinie de preuves en cas de contentieux.

À noter que le stockage de documents d’entreprise ne se fige pas à un simple entreposage de documents et de sauvegarde. Il répond effectivement à plusieurs enjeux : juridiques, sécuritaires, historiques, financiers et technologiques.

La tâche s’avère complexe, aussi, certaines entreprises sous-traitent la gestion des archives pour :

  • Économiser leur investissement matériel ;
  • Gagner du temps ;
  • Gagner de la place ;
  • Gagner en sécurité ;
  • Profiter des conseils d’un expert.

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